Thế nào là môi trường làm việc – Digital Workplace?

Digital Workplace là nơi làm việc kỹ thuật số, sử dụng chuyển đổi kỹ thuật số để sắp xếp công nghệ, sản xuất, quy trình kinh doanh, quản lý nhân viên nhằm cải thiện hiệu quả trong môi trường làm việc, nâng cao năng suất công việc của doanh nghiệp.

Digital Workplace bao gồm các phần mềm, các thiết bị, nền tảng mà nhân viên trong công ty sử dụng để thực hiện công việc như:

1. Thay thế các quy trình giấy sang kỹ thuật số để rút ngắn thời gian, nhanh hơn, tiện lợi và chính xác hơn.

2. Các kênh thông tin, giao tiếp hiệu quả trong doanh nghiệp, chia sẻ tệp trên đám mây và lưu trữ điện tử.

3. Phần mềm quản lý hồ sơ có thể chuyển tiếp báo cáo đến kho lưu trữ chính xác và thay thế quy trình gửi nhận giấy tờ vật lý.

4. Hôi nghị online hoặc gặp mặt online

5. Lịch trực tuyến có thể được đồng bộ hóa với nhiều tài khoản hoặc trên nền tảng

6. Các tính năng đăng nhập một lần (SSO)

7. Các công cụ cộng tác nhóm kỹ thuật số, như nhắn tin tức thời

8. Các hướng dẫn, văn bản điện tử

Việc chuyển đổi sang Digital Workplace mang lại những lợi ích và hạn chế nào?

Sự thay đổi từ giấy tờ sang kỹ thuật số mang đến tiềm năng tự động hóa tiết kiệm lao động và các cải tiến khác.

Cũng như cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn cho những nhân viên có thể làm việc từ xa.

Các sáng kiến tại Digital Workplace cũng có thể mang lại lợi ích cho các nỗ lực kinh doanh thông minh. Hầu hết các quy trình kỹ thuật số tự động tạo ra một bản ghi hoạt động có thể được đưa vào các mô hình phân tích và trực quan hóa dữ liệu để giúp đo lường hiệu quả của hoạt động.

Digital Workplace cho phép các công ty thu nhỏ kích thước vật lý của họ, giảm chi phí hoạt động. Vì các quy trình như lưu trữ tài liệu và cộng tác của nhân viên được thay thế. Ngoài ra, các cuộc khảo sát đã chứng mình rằng Digital Workplace hiệu quả có thể thu hút thêm nguồn lực mạnh, tài năng hơn và tăng năng suất cá nhân, tăng khả năng giữ chân nhân viên giỏi.

Tuy nhiên, Digital Workplace cũng có nhược điểm là tương tác xã hội có thể bị ảnh hưởng khi nhân viên không ở trong cùng một phòng, khiến các nỗ lực hợp tác trở nên kém hiệu quả. Hơn nữa, có các quy trình được số hóa và thông tin được lưu trữ trên một máy chủ từ xa có thể tạo ra thay vì giải quyết các vấn đề về bảo mật và tuân thủ trong một số ngành.

– Xác định nhu cầu công nghệ của nhân viên

– Lập kế hoạch trước cho cách các quy trình kinh doanh sẽ chuyển sang kỹ thuật số

– Triển khai phần mềm với chức năng phù hợp với nhiệm vụ

– Trải nghiệm người dùng mà nhân viên sẵn sàng chấp nhận như một phần của ngày làm việc của họ.

– Chọn công nghệ trực quan cho nhân viên sau khi các mục tiêu đã được xác định

– Nhân viên công nghệ thông tin cần được đào tạo để giữ cho tất cả các sáng kiến mới được cập nhật và nhanh nhẹn nhất có thể.